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面對5大差旅管理難題，行政都怎么做的？
隨著**平穩，各企業的差旅活動開始恢復了正常。在新一輪的差旅管理過程中，有許多問題困擾著行政人：
特殊時期，怎么管控差旅風險，保障出行員工安全？
如何降低差旅成本？
怎么平衡員工體驗？
我們根據大家**關心的幾個問題，采訪了行業內的大咖們。來聽聽他們給出的差旅管理實用小建議！
1
**下，差旅風險管控怎么做？
雖然國內**已經**平緩，但風險仍在；與此同時，國外還處在**的前期階段，危險程度更高。在這樣的環境下，如何保障出行員工安全成為大家**為關心的問題。
作為行政人員，我們要怎么做？大咖們給出了以下建議：
? 出差前：
①、設置**及非**兩套事先審批規則，根據情況隨時調整；
②、能遠程不出差，必要性出差應提前向行政部報備；
③、行**助員工事先了解出差地，目的地的**防控政策、交通、住宿和所需提供檢驗證明等；
④、若經行地涉及疫區，需要將相關防疫政策通知到副總級以上高管（因相關條款中涉及四方責任，老板有知情和評估權）
⑤、如評估后不得不出行，行政應將防疫安全等告知員工，留下應急通知電話，并同步HR此出行（可能涉及隔離期等）。
? 出差中：
① 在出差過程中，行政人員督促員工登記整個出差過程的活動軌跡；
② 監督員工匯報每日健康情況；
③ **期間為減低風險，不鼓勵出差員工合住。
? 出差后：
① 若員工出差途徑或去過疫區，返回后應盡量在家里遠程辦公7-14天，隔離觀察。
② 核對員工行程軌跡，檢查體溫等健康狀況。
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如何通過制度，來控制差旅成本？
成本控制一直是差旅管理的**問題，而合理的制度是控制成本的有效方式。
首先是管理制度
行政可以根據自己公司的實際情況，從差旅標準、購買時間、預算劃分等多個方面建立一套完整的差旅管理制度。
① 嚴格差旅等級管控，不同級別的人員給出不同的差旅預算；
② 根據不同出差地點，制定預算標準。尤其是酒店標準，高了浪費、太低則無法滿足需求，普通員工400-450元（按照熱門城市和非熱門城市來）是非常合適的；
③ 在預算上，差旅預算不要作為行政總預算，而是歸于各部門自己的預算中單獨考核。這樣可以按人頭限價，由部門內自行調控；
④ 購票時間是影響差旅成本的重要因素，因此行政可以制定購票時間要求。如：緊急情況下應購買4小時內低價的機票、非特殊情況則需要乘坐非上班期間的航班（9：30之前，18：30之后），同時需要預定2小時內較低；
⑤ 企業不放開員工自行預定機票的通道，由專門的機票預定人員來對接預定服務，這樣可以嚴格按照公司各項預定要求來。
其次，是從審批制度上控制成本
① 設立審批流程，員工出差前需發起審批。
② 在審批預算環節設置超標駁回，其他所有導致費用額外增長的節點也都需事先審批，如行程、日期、人員變更等。
③ 所有因公差旅產生的費用，在實際出行后再進行報銷或結算。
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怎么避免因員工退改簽導致的額外支出？
出差行程中，退改簽情況不可避免，但如果能降低發生比例，差旅成本就可以進一步得到控制。在這里，行政人可以：
①、通過數據與調研了解原因。
每月底整理統計數據，了解員工臨時改簽、取消行程的原因。是主觀原因還是被動因素（比如航班取消、延誤等）；
②、按照分析結果制定一定的策略方案。
如果是被動因素，則要提醒員工提前預判，關注天氣情況、航班準點率、提前確認出差行程、預約客戶時間等；
如果是主觀原因，一方面行政要制定一定的管理規則，另一方面可以通過激勵機制來降低改簽或取消率，比如評選季度差旅節約小標兵等。
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企業怎么才能購買到更便宜的差旅機票？
購買更便宜的機票是每一個企業的差旅追求。行政人可以從以下角度入手：
① 選擇低價時間段購入，善用第三方平臺
a. 機票要提**-7天預定，且避開上午查機票。每天下午預定的人數相對較少，價格較便宜。
b. 使用差旅平臺，通過比選差旅平臺進行系統管控。比如預定時間低價損失控制，系統自動比選同一時段低價票等。
c. 如果你司差旅需求量大，可借助平臺直接與航司簽署優惠價，可同時享受會員優惠。但這個方法有一定的門檻，不適用于需求量小的情況。
② 通過活動強化意識，激勵員工
a. 在公司內部不斷宣貫提前7天（這個根據己司情況來設置，有的公司是4天）預定機票的要求；
b. 在做數據分析時，把提前7天預定機票比例比較高的5個部門名稱列出來進行表揚，并給與一定福利獎勵；
c. 把沒有提前4天預定機票比例比較高的3個部門名稱進行公示。其中，一些特殊部門，比如長期無法提前預判出差的，不作為評估對象。
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在平衡差旅成本和員工體驗感中，行政可以怎么做？
既要少花錢，還要讓員工有相對好的體驗，這需要格外「用心」。行政可以在流程等方面提升體驗，讓員工得到便利和關懷。
① 無須員工墊付，可以用集采方式供應商墊資或企業結賬（包括機票，酒店，打車等）；
② 精簡報銷審批流程，減少員工報銷時間；
② 差旅優惠輻射員工親屬，增強員工歸屬感；
④ 提升差旅溫度：員工入駐公司協議酒店后，在入住房間內放置特色物件或問候信，讓員工感受到企業的關懷；
⑤ 增設員工差旅反饋通道，收集意見建議，盡量滿足員工；
⑥ 非**時期，鼓勵同性別員工合住，不發生住宿費時，員工可拿補貼。
***的差旅管控，不僅要對成本比例進行高效控制，同時也要提升員工滿意度。
對于行政來說，對工作流程的提升、平臺供應商的甄選管理、數據化分析也在管理中變得越來越重要。
如何平衡成本和員工體驗，優化差旅管理，或許會成為一個永恒的話題，需要行政人不斷探索改進！
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天泰商旅
深圳市天泰網絡技術有限公司致力于航空出行領域的企業差旅管理服務、政企機票采購和電子客票零售業務，年銷售額過130億元，擁有全國超1000家企業差旅管理實施的豐富經驗。
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