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?業(yè)務(wù)在增長(zhǎng)但系統(tǒng)跟不上，貨代公司什么時(shí)候該換系統(tǒng)
貨代公司在不同發(fā)展階段對(duì)系統(tǒng)的需求差異很大。初創(chuàng)階段幾票十幾票的走貨量，Excel加微信就能應(yīng)付。業(yè)務(wù)慢慢做起來(lái)，上了前列套系統(tǒng)，可能是功能相對(duì)簡(jiǎn)單的跟單工具。再往后走，業(yè)務(wù)線開(kāi)始多元化、客戶(hù)量上來(lái)、開(kāi)始有海外合作，原來(lái)那套系統(tǒng)漸漸出現(xiàn)跟不上的信號(hào)。
信號(hào)之一是系統(tǒng)里跑不了新業(yè)務(wù)。公司原來(lái)只做傳統(tǒng)海運(yùn)訂艙，系統(tǒng)按海運(yùn)邏輯設(shè)計(jì)，界面和流程都圍繞整柜訂艙來(lái)。后來(lái)業(yè)務(wù)擴(kuò)展到了FBA拼箱，需要管倉(cāng)庫(kù)收貨、分揀、排柜、按方按公斤計(jì)費(fèi)，舊的系統(tǒng)完全不支持這些操作模式，團(tuán)隊(duì)只好又回到Excel去管新業(yè)務(wù)。一套系統(tǒng)和幾套Excel并行，數(shù)據(jù)在不同載體之間割裂，整體效率反而開(kāi)始往下走。
信號(hào)之二是財(cái)務(wù)工作量隨著業(yè)務(wù)增長(zhǎng)線性甚至加速增長(zhǎng)。業(yè)務(wù)量翻了一倍，財(cái)務(wù)人數(shù)也跟著翻，甚至還不夠。月底核銷(xiāo)、對(duì)賬、出報(bào)表的時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，管理層想看的客戶(hù)利潤(rùn)貢獻(xiàn)、航線毛利、回款周期等分析數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)根本沒(méi)時(shí)間做。如果業(yè)務(wù)增長(zhǎng)帶來(lái)的管理復(fù)雜度不能被系統(tǒng)消化掉，而是持續(xù)轉(zhuǎn)嫁到人身上，就說(shuō)明系統(tǒng)在數(shù)據(jù)歸集和自動(dòng)化方面的能力已經(jīng)到了瓶頸。
信號(hào)之三是跨部門(mén)信息不同步的問(wèn)題越來(lái)越頻繁。業(yè)務(wù)員和操作對(duì)訂單狀態(tài)的認(rèn)知不一致，操作和財(cái)務(wù)對(duì)費(fèi)用歸屬的說(shuō)法不一樣，客服回答客戶(hù)問(wèn)題時(shí)需要先去問(wèn)一圈操作和財(cái)務(wù)。這些信息斷點(diǎn)在業(yè)務(wù)體量小的時(shí)候可以通過(guò)多溝通來(lái)彌補(bǔ)，體量大了之后溝通本身就成了負(fù)擔(dān)。
什么時(shí)候該換，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案。但有一個(gè)思路可以參考：當(dāng)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的制約已經(jīng)大于它帶來(lái)的便利時(shí)，就是該認(rèn)真考慮切換的時(shí)候了。換系統(tǒng)的窗口期也很重要，一般不建議在業(yè)務(wù)旺季中間換，比較好選在業(yè)務(wù)相對(duì)平穩(wěn)的時(shí)段，給團(tuán)隊(duì)留出適應(yīng)的時(shí)間。
切換到一套能覆蓋多業(yè)態(tài)、業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)打通的系統(tǒng)，是很多貨代公司在換系統(tǒng)時(shí)的重要訴求。FMS Plus的多業(yè)態(tài)架構(gòu)覆蓋海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)、鐵運(yùn)、散貨拼箱和FBX拼箱，不同業(yè)務(wù)在同一個(gè)底層運(yùn)行，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸集。對(duì)于從單一業(yè)務(wù)走向多元化的貨代公司來(lái)說(shuō)，這種設(shè)計(jì)可以減少多系統(tǒng)并行和手工銜接帶來(lái)的管理負(fù)擔(dān)。
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